Quando estruturamos um Programa de Autocontrole devemos abordar o tópico responsabilidades, nesse contexto as responsabilidades estão relacionadas a descrever quais os papéis e tarefas a serem desempenhadas por cada membro do sistema de gestão da qualidade dentro da implementação do Programa de Autocontrole. Uma vez que, a responsabilidade pela implementação dos programas de autocontrole é da estabelecimento, pessoa jurídica, através de seu representante legal.

No entanto, motivar essas pessoas para que de fato trabalharem alinhadas com a execução do PAC, nem sempre é tarefa fácil, exige planejamento e comunicação clara entre as partes. 

O fato de mandar alguém executar algo e se frustrar, porque encontrou o colaborador 10 minutos depois fazendo exatamente o oposto contradiz o real sentido de delegar. Pois delegar é um estilo de liderança e para que essa liderança seja efetiva os liderados precisam ser competentes e comprometidos.

Se você não delegar sua equipe não vai evoluir, e você terá que eternamente continuar fazendo as coisas que você atualmente faz. Ou seja, você vai voltar toda a estrutura da qualidade para você, tornando o sistema de gestão da qualidade ineficaz ou até mesmo inexistente e centralizando a figura da qualidade em um único indivíduo.

Nesse contexto, delegar tarefas/atividades dentro do autocontrole é vital para a equipe, lembrando que delegar não significar “delargar” tarefas.

Dentro desse processo deve ser tratado como um colaborador será designado, como vai acontecer esse acompanhamento e como essas atividades serão entregues. Para os programas de autocontrole delegar tarefas significa otimizar o tempo da Qualidade para que de fato os responsáveis se concentrem em atividades que somente eles devem fazer. 

Estarei descrevendo alguns pilares para que você consiga delegar funções para a execução do seu Programa de Autocontrole.

Primeiro Pilar: Defina o que fazer.

As tarefas devem ser claras, específicas para que o objetivo seja alcançado. Passo a passo. 

Uma boa opção é trabalhar com Instruções de Trabalho, e se possível coloque inclusive fotos nessas Its.

Segundo Pilar: Por que fazer? Explique a expectativa para o resultado final. E verifique o entendimento sobre o que foi explicado.

O colaborador precisa entender o porque ele está desempenhando determinada atividade, a importância dela dentro do sistema de gestão da qualidade do laticínio.

Pois, muitas vezes por não entender a importância daquela atividade faz com que o profissional a execute de maneira inadequada. E a empresa perde a oportunidade do colaborador se engajar no processo e trazer inclusive oportunidades de melhoria para a execução daquela atividade.

Terceiro Pilar: Como fazer? Mostre o passo a passo. Treinamento para execução.

Defina um roteiro de cada atividade a ser executada, mapeamento de processos e como cada um deve desempenhar essas atividades para que os objetivos traçados sejam alcançados. Defina o passo a passo da execução da tarefa. Se possível execute e depois peça para que o colaborador faça, dessa forma vai conseguir avaliar o nível de entendimento.

Quarto Pilar: Defina quem fazer

Todos os profissionais envolvidos devem ser definidos, inclusive os profissionais secundários que irão ajudar os titulares.

Quinto Pilar: Definir prazos e avaliar o cumprimento das tarefas

Cada atividade deve ter início e fim bem definidos. E o cumprimento desses prazos deve ser acompanhado, mais não microgerenciado (acompanhamento dando atenção excessiva aos detalhes). 

Você delega atividades/tarefas, mais a responsabilidade é do representante legal do laticínio e do RT. Deve forma os gestores devem estar empenhados em acompanhar e dar o suporte adequado para a execução dos programas de autocontrole.